Как рассчитать нужное количество стульев на мероприятие?

Когда готовишь любое событие, приходится постоянно находить компромисс между удобством гостей, логистикой и финансами. Удивительно, но одним из самых подвохов в этой части работы оказывается правильный подсчёт стульев. Патентованный совет "по количеству гостей" звучит логично, вот только в реальной жизни формула оказывается гораздо запутаней.

Почему считать гостей по головам не всегда разумно

На банкет, на презентацию, на семинар или открытие шоу-рума — у каждого формата своё "движение". Некоторые гости всё время передвигаются, другие приходят позже, третьи прячутся у буфета или под фонтаном. Поэтому даже отдельные зоны отдыха, маленькие столики и фотозоны, которые кажутся необязательными, прямо влияют на размер стульев.

Допустим, вы планируете презентацию на 100 человек с краткой речью и фуршетом. Логично взять сто стульев — ошибаешься. Почти треть аудитории будет стоять у столов, кто-то усаживается к экрану, а кто-то просто бежит за canapé. В сравнении, на церемонии награждения каждый гость протянет минимум час на одном месте, поэтому запас нужно закладывать намного серьёзнее.

А если стулья берутся в аренду, позаботьтесь, чтобы арендодатель понимал сценарий. Опытные компании быстро подсказывают нужный объём. Так рассадка превратится в элемент комфорта, а не головной боли.

Что ещё необходимо учитывать

Первое, конечно, формат. На банкете гостей рассаживают иначе, чем на программе с докладами, и это решение моментально меняет счётчик. Если люди сидят за круглыми столами, потребность в сидячих местах просто одинакова на квадратный метр. Для рядного размещения, например сценического "театр", стульев уйдёт гораздо больше, потому что проходят проходы.

Второе, что нужно учесть, — это сколько времени людям придётся проводить на площадке. Чем дольше событие, тем больше хочется усесться и отдохнуть. На однодневной программе пары сессий аудитория точно будет постоянно искать уголок со стулом. В небольшой встрече или семинаре даму можно смело заменить часть посадки высокими стойками и воспитанно предложить движение.

Третий фактор — кто, собственно, приходит. Разные аудитории ставят разные требования: возраст, привычки, даже статус влияют на необходимость мебели. Молодёжному уличному фестивалю подойдёт почти голый пол, а на деловом форуме или свадебном ужине придётся по-хорошему посчитать каждый стул с запасом.

Планируем рассадку: как расположить стулья

Даже когда математически выяснено, сколько стульев нужно, возникает второй вопрос: куда именно их поставить? Для обычного мероприятия на одном сиденье отводят 0,5–0,7 квадратного метра, для банкета примерно 1,2–1,5. Если игнорировать эти цифры, в зале будет тесно, гости не смогут спокойно пройти, а вы получите лишние жалобы.

Перед установкой обязательно продумайте, где проходят ряды, где выходы и хотя бы одна запасная зона для быстрых перемещений. Часто разумней использовать меньшее число стульев, но расставить их так, чтобы не образовались узкие места, чем заполнить весь зал до отказа.

Посчитать стулья — пол-дела; остальное время уделите качественной схеме рассадки. При её создании имейте в голове формат события, поведение аудитории, продолжительность, планировку и даже общий стиль вечера. Простая виньетка: лучше принести на десять мест больше, чем одно забытую берёт на себя двадцать.